Hotel Knowledge - Part 3 (Front Office Department)

Haloo..

Selamat Pagi..

Ini adalah lanjutan #hotelknowledge part 3..

Semoga bermnafaat..

Front Office

Department 

·      Definisi

Front office adalah salah satu department di hotel yang bertanggung jawab penuh atas  pelayananan  tamu termasuk menjual kamar dan juga untuk menjaga kesan yang baik atau bagus kepada para tamu.(Front  Office is one department in property which is fully rensponsible to keep the guest service included selling the rooms and also to keep a good or nice impression to the guest.)

Disamping memiliki fugsi yng amat penting,Front office juga memilliki peran yang sangat berpengaruh dalam meningkatkan pelayanan hotel ,meningkatkan pendapatan hotel,menjaga citra hotel, serta menambah pelanggan hotel itu sendiri.

Peran tersebut,seperti :

1.      Memberikan informasi ( Giving information )

2.      Penyimpanan data ( Data storage )

3.      Diplomasi ( Diplomatic )

4.      Memecahkan masalah ( Solving Problem)

5.      Vice-Management

6.      The seller ( Sales person)

Front office merupakan department tepenting dalam sebuah hotel. F.O sering disebut dengan jantungnya hotel,sebab segala jenis kegiatan seperti reservasi,Check In (C/I) maupun Check Out ( C/O )

·       Fungsi Front Office

1.      Menambah jumlah menginap dan pendapatan hotel dari tahun ke tahun

( Increase occupancy rates and hotel revenues from year to year)

2.      Menambah nomor tamu  pelanggan

( Increasing the number  of guest subscription )

3  .Menemukan kebutuhan dan kepuasan tamu dengan baik,tepat dan cepat kepada    tamu ( Meet the needs and guest satisfaction in a good, acurrate and quick to guest)

4           .Membentuk citra hotel yang baik   (Forming a positive image of hotel)

·       Personalities Attributes Of An Front Office Clerck ( Atribut Pribadi seorang petugas Front Office)

Hal-hal yang harus diperhatikan bila ingin menjadi seorang petugas Front Office:

1.      Memiliki pengetahuan yang luas tentang produk hotel

2.      Enak dilihat dan rapi

3.      Memiliki kemampuan yang tinggi

4.      Dapat dipercaya

5.      Dapat berdiplomasi

6.      Inisiatif

7.      Berprilaku yang baik

8.      Memiliki kemauan untuk melayanai tamu

Selain itu seorang petugas front office seharusnya memiliki disiplin tinggi serta berpenampilan yang rapi.Berikut ini merupakan gambaran tentang  seorang petugas front office.

1.      Rambut

-Dipotong Rapi

-Tidak terlalu banyak memaki minyak rambut

-Ditata dengan rapi dan good looking

2.      Wajah

-Selalu ceria

-Jangan cemberut

-Selalu percaya diri

-Senyuman hangat

3.      Postur

-Berdiri tegak

-Jangan terlihat lemah dan lemas

-Betenaga dan enerjik

4.      Tangan

-Kuku tidak boleh panjang

-Bersih dan hygiene

5.      Uniform ( Cocok dengan tubuh)

FRONT OFFICE ORGANIZATION CHART

TOP EXECUTIVE

EXECUTIVE

DEPARTMENT HEAD

SUPERVISOR

General  manager

Executive assistant  manager

Residence manager

TOP EXECUTIVE

Human resources development

Marketing manager

Food & beverage manager

Room division manager

Chief accountant

Chief engineering

OPERATION ANALYST (OPAL)

EXECUTIVE

Front office manager

Asst. Front office manager

DEPARTMENT HEAD

Chief reservation

Chief Reservation of Registration

Chief Informatio

CHIEF CONCIERGE

Chief Telephone Operator

Chief front office cashier

Guest relation manager

SECTION HEAD

Reservation supervisor

Reception supervisor

Information spv

BELL CAPTAIN

Chief Telephone Operator Spv

Cashier supervisor

Guest relation

Reservation clerk

Reception clerk

Information clerk

doorman                                                                             bellboy                                                                      airport    department

Telephone Operator

Cashier

SUPERVISOR

·                                                                                                                                                              WORKER ·                                                                                                                                                                 CLERK ·                                                                                                                                                        ATTENDANT

Chief reservation

Human resources development

·        Front Office Sections ( Seksi-seksi di Front office)

Front office merupakan department yang paling berpengaruh bagi kesuksesan suatu hotel.Sebab front office merupakan jantungnya hotel dan merupakan tempat pertama yang dijumpai oleh tamu ketika akan memesan kamar atau membuat hotel reservation.Dalam departmen ini terdapat beberapa seksi yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing,yakni:

-Reservation

-Telephone Service

-Concierge

-Reseptionist